PDF/A: jak uložit dokumenty, aby šly otevřít i za 20 let

Faktury, smlouvy, diplomy, výpisy – většinu dokumentů si ukládáme do PDF a myslíme si, že je hotovo. Jenže běžné PDF se spoléhá na fonty v počítači, odkazy na externí obrázky nebo JavaScript. Za pár let otevřeš soubor a místo textu vidíš čtverečky.

Co dělá PDF/A jinak

PDF/A je ISO norma pro dlouhodobou archivaci. Všechno potřebné nese soubor v sobě: vložené fonty, přesně definované barvy, metadata. Zakazuje naopak to, co by mohlo časem přestat fungovat – šifrování, JavaScript, odkazy na externí obsah. Výsledek vypadá stejně dnes i za 20 let, na jakémkoli zařízení.

Kdy ho potřebuješ

- Úřady a soudy: datové schránky i elektronické podání u soudů často PDF/A přímo vyžadují nebo doporučují.

- Účetnictví: doklady musíš archivovat 5–10 let. Ideální kandidát.

- Diplomky a závěrečné práce: většina univerzit chce odevzdání v PDF/A-1b nebo PDF/A-2b.

- Smlouvy a pracovní dokumenty, ke kterým se budeš vracet za roky.

Jak převést soubor

1. Nahraj PDF (nebo Word) do konvertoru.

2. Zvol variantu – PDF/A-2b je rozumný výchozí standard, PDF/A-1b jen pokud to někdo výslovně chce.

3. Stáhni výsledek a zkontroluj v prohlížeči, že sedí fonty a obrázky.

Tip: chráněné PDF heslem do PDF/A nepřevedeš – šifrování norma nepovoluje. Heslo nejdřív odstraň.

Archiv, který za deset let neotevřeš, je k ničemu. Převeď důležité dokumenty do PDF/A na FileTools – bez instalace, za pár vteřin.