Dateien richtig benennen: in 5 Sekunden wiederfinden

Kennst du: „Vertrag_final.pdf“, „Vertrag_final2.pdf“, „Vertrag_FINAL_wirklich.pdf“. Einen Monat später weißt du nicht mehr, welcher gilt. Die Lösung ist kein besserer Ordner, sondern ein besserer Name.

Die Formel

JJJJ-MM-TT_Projekt_Beschreibung_v01.endung

Zum Beispiel: `2026-10-13_wohnung-berlin_mietvertrag_v02.pdf`

- Datum vorne, im Format JJJJ-MM-TT: Die Dateien sortieren sich von selbst chronologisch.

- Projekt oder Kunde: Ein Suchwort, und alles zum Thema ist da.

- Version v01, v02 statt „final“. Die führende Null hält die Reihenfolge auch nach v10.

Was du vermeiden solltest

- Leerzeichen und Umlaute. Manche Systeme, Mailprogramme und Websites machen daraus `%20` oder Zeichensalat. Nimm Bindestriche und Unterstriche.

- **Die Zeichen / \ : * ? " < > |**. Windows erlaubt sie nicht im Namen.

- Sehr lange Namen. Bleib unter 60 Zeichen, Windows-Pfade haben ein Längenlimit.

Alte Dateien auf einmal umbenennen

Das musst du nicht einzeln machen. Unter Windows Dateien markieren und F2 drücken, am Mac Rechtsklick → Umbenennen. Und wenn du beim Aufräumen auf Dateien im falschen Format stößt (HEIC, DOCX, riesige PDFs), konvertier sie direkt mit FileTools, kostenlos im Browser.