PDF/A: Dokumente speichern, die auch in 20 Jahren aufgehen

Rechnungen, Verträge, Zeugnisse, Kontoauszüge – fast alles landet als PDF im Ordner, und wir halten das für erledigt. Nur: Ein normales PDF verlässt sich gern auf installierte Schriften, externe Bilder oder JavaScript. Ein paar Jahre später öffnest du die Datei und siehst Kästchen statt Buchstaben.

Was PDF/A anders macht

PDF/A ist eine ISO-Norm für die Langzeitarchivierung. Die Datei bringt alles selbst mit: eingebettete Schriften, definierte Farbprofile, Metadaten. Verboten ist, was irgendwann kaputtgehen könnte – Verschlüsselung, JavaScript, Verweise auf externe Inhalte. So sieht das Dokument heute und in 20 Jahren gleich aus.

Wann du es brauchst

- Gerichte und Behörden: Beim elektronischen Rechtsverkehr (beA) und vielen Portalen ist PDF/A Pflicht oder dringend empfohlen.

- Buchhaltung: Belege musst du laut GoBD 8–10 Jahre aufbewahren. Ideal.

- Abschlussarbeiten: Viele Hochschulen wollen PDF/A-1b oder PDF/A-2b.

- Verträge und Personalunterlagen, die du Jahre später wieder brauchst.

So konvertierst du

1. PDF (oder Word-Datei) in den Konverter hochladen.

2. Variante wählen – PDF/A-2b ist ein guter Standard, PDF/A-1b nur, wenn es ausdrücklich verlangt wird.

3. Herunterladen und kurz prüfen, ob Schriften und Bilder stimmen.

Achtung: Ein passwortgeschütztes PDF lässt sich nicht in PDF/A umwandeln, weil die Norm Verschlüsselung verbietet. Passwort vorher entfernen.

Ein Archiv, das du in zehn Jahren nicht öffnen kannst, ist wertlos. Wandle wichtige Dokumente auf FileTools in PDF/A um – ohne Installation, in Sekunden.