PDF/A: zapisz dokumenty tak, by otworzyły się za 20 lat

Faktury, umowy, dyplomy, wyciągi z banku – prawie wszystko zapisujemy w PDF i uważamy sprawę za załatwioną. Tyle że zwykły PDF potrafi polegać na czcionkach zainstalowanych w komputerze, zewnętrznych obrazkach albo JavaScripcie. Otwierasz go po kilku latach i widzisz kwadraciki zamiast liter.

Co robi inaczej PDF/A

PDF/A to norma ISO do długoterminowej archiwizacji. Plik niesie w sobie wszystko, czego potrzebuje: osadzone czcionki, zdefiniowane profile kolorów, metadane. Zakazuje za to tego, co z czasem mogłoby przestać działać – szyfrowania, JavaScriptu, odwołań do zewnętrznych treści. Dokument wygląda tak samo dziś i za 20 lat, na każdym urządzeniu.

Kiedy go potrzebujesz

- Sądy i urzędy: wiele systemów e-składania pism wymaga lub zaleca PDF/A.

- Księgowość: dokumenty trzymasz zwykle 5 lat od końca roku podatkowego. Idealny przypadek.

- Prace dyplomowe: większość uczelni chce „PDF/A-1b” albo „PDF/A-2b”.

- Umowy i dokumenty kadrowe, do których wrócisz po latach.

Jak przekonwertować plik

1. Wgraj PDF (albo plik Word) do konwertera.

2. Wybierz wariant – PDF/A-2b to rozsądny domyślny wybór, PDF/A-1b tylko na wyraźne życzenie.

3. Pobierz wynik i sprawdź, czy czcionki i obrazy się zgadzają.

Uwaga: PDF zabezpieczonego hasłem nie przerobisz na PDF/A, bo norma zabrania szyfrowania. Najpierw usuń hasło.

Archiwum, którego nie otworzysz za dziesięć lat, jest bezwartościowe. Zamień ważne dokumenty na PDF/A w FileTools – bez instalacji, w kilka sekund.